La priorisation des actions stratégiques et opérationnelles est souvent ce qui fait la différence entre le succès et l'échec en termes de management de projet au Sénégal. Cependant beaucoup, nombreuses sont les organisations où le lancement des projets est déterminé selon la disponibilité des ressources et la capacité à engager ce projet, plutôt que sur la base d’une stratégie. Dans d’autres cas, les projets sont sélectionnés et lancés par département, sans tenir compte de l'impact stratégique global.

Quelle que soit la tactique utilisée par votre entreprise parmi les deux précitées, vous courez le risque de voir naître des rivalités entre les différents départements.Trop souvent, chaque ministère ou unité considère leurs projets comme une priorité absolue. A moins de disposer de ressources illimitées, le temps et aucune direction claire réelle, il est impossible d'évaluer tous les projets comme priorité absolue.

Pourtant, en matière de management de projet, la hiérarchisation augmente les taux de réussite des projets stratégiques, augmente l'alignement des équipes autour des objectifs stratégiques, réduit considérablement les niveaux de doutes des équipes opérationnelles face aux décisions et, surtout, construit une mentalité d'exécution et une culture.

La bonne nouvelle est qu'il existe des stratégies éprouvées pour prioriser les projets de votre entreprise. Nous vous en partageons quelques unes dans ce billet.

1. Participer à la planification stratégique

En terme de priorisation des projets, la première étape à prendre en considération est la participation aux séances de la planification stratégique. Il est important de pouvoir s'asseoir avec l'équipe de direction afin d’avoir une compréhension complète de la direction de l'entreprise, du calendrier, mais surtout de comprendre leur vision globale.

Il ne s’agit pas de participer à une séance pour prétendre avoir compris tous les éléments afférents au plan de l’entreprise pour atteindre ses objectifs. Il vous faut comprendre l’ensemble des éléments qui peuvent conduire à la prise de décisions pertinentes concernant les différents projets.

Cela vous permettra ensuite d’établir votre feuille de route et un plan d’actions cohérent.

2. Identifier les motivations derrière chaque projet

Il y a plusieurs facteurs qui peuvent conduire une entreprise à mettre en place des projets.  Vous pouvez par exemple lancer un projet dans le but de créer ou d'améliorer des services ou des process, d'accroître les revenus, de satisfaire à une exigence, de supprimer un problème existant ou potentiel, etc. C’est en ce sens que votre participation aux séances de planification stratégique est importante. Elle vous permet de discuter avec la direction pour déterminer les motivations derrières chaque projet et de pouvoir ensuite hiérarchiser.

Voici quelques facteurs qui peuvent motiver vos différents projets :

• Génération de prospects qualifiés ou spécifiques (si vous visez un segment particulier de l’industrie)
• Croissance / opportunités d'affaires
• Amélioration visibilité
• Amélioration des process
• Avantage compétitif
• Amélioration de la qualité des services de l’entreprise

3. Déterminer la valeur stratégique

Dans vos discussions avec la direction ou vos supérieurs, essayez de comprendre l'impact et les résultats désirés pour chaque projet. Cela aidera à mieux comprendre et quantifier la valeur stratégique, l'impact immédiat et / ou à long terme.

La plupart des organisations établissent des procédures pour identifier les avantages que les projets sont censés fournir. Cette activité leur permet d'établir une méthode de suivi des progrès vers les résultats souhaités.
Il ne faut également pas oublier que certains projets peuvent présenter une grande valeur stratégique et apporter de nombreux avantages, mais ils ne sont peut-être pas prioritaires.

A vous de trouver le juste milieu.

4. Hierarchiser les projets par objectifs

Une fois que vous avez participé aux différentes réunions de planification, établit votre début de feuille de route, et définit la valeur de chaque projet, il est temps de passer à la hiérarchisation de ces derniers. Vous pouvez dans ce sens prendre en considération des facteurs tels que les objectifs visés, les projets, les priorités de l’entreprise, la performance etc. Répondez aux bonnes questions pour définir le plan d’actions le plus cohérent possible avec les objectifs de l’entreprise. Voici quelques exemples de questionnements que vous pouvez avoir par rapport aux différents facteurs précités :

Objectif : demandez-vous quel est le but de l'organisation et comment ce dernier peut être  le mieux appliqué? Quelle est la vision stratégique qui soutient cet objectif?

Priorités : Compte tenu de l'objectif et de la vision énoncés, qu'est-ce qui compte le plus pour l'organisation maintenant et dans l'avenir? Quelles sont ses priorités maintenant et à moyen-long terme?

Ressources : Maintenant qu'il y a une clarté autour des priorités stratégiques et des projets qui comptent le plus, qui sont les meilleures personnes à exécuter sur ces projets?

Performance : Quels indicateurs de mesure prendrez-vous en compte?