Gestion du temps : 4 conseils pour aider votre équipe à mieux gérer son temps

By Mohamed L. Diallo Published on 19 mars 2019

gestion du tempsVous arrive t-il de vous dire que 40 heures ce n’est pas suffisant pour accomplir toutes vos tâches de la semaine? Si tel est votre cas, alors nous faisons probablement face aux mêmes difficultés liées à la gestion de notre temps et donc à notre productivité. Si la gestion du temps est un véritable challenge organisationnel, il y a certains tips (conseils) que vous pouvez appliquer pour planifier votre semaine et utiliser votre temps au mieux. Une mauvaise organisation, nous oblige presque à vivre dans l’urgence.

La matrice d’Eisenhower est déjà un excellent outil d'analyse et de gestion du temps, permettant de classer les tâches à faire en fonction de leur urgence ainsi que de leur importance. Mais d’autres astuces sont également à prendre en considération pour mieux gérer son temps. Nous vous partageons dans ce billet 4 conseils pour aider votre équipe à mieux gérer son temps.

1. Fixer des attentes claires et des délais respectables

Les problèmes liés à la gestion du temps sont souvent dus au fait que les employés ne comprennent pas exactement ce qu’ils doivent accomplir comme tâche.  La première étape est de se fixer (ou de leur fixer dans le cas où vous managez une équipe) des objectifs clairs et des délais raisonnables pour les accomplir. Prenez le temps de vous asseoir, d’établir et classer vos priorités en fonction du temps disponible. La matrice d’Eisenhower peut être un bon outil pour prioriser à cette étape.

Une mauvaise priorisation vous fait courir le risque de toujours être en mode réactif en raison d'une stratégie peu claire. Au final, on se retrouve avec des tâches non entamées et remises à plus tard du fait d’une mauvaise planification ou de délais qui ne sont pas clairement définis. N’oubliez pas d’identifier les tâches que vous devez faire par vous même et celles où vous devez déléguer.

2. Apprenez à traquer votre temps pour découvrir votre productivité quotidienne   

Entre les réunions, les mails, ces moments où le regard est posé sur le téléphone ou sur un site d’informations non business, vous êtes conscient en tant que manager que votre équipe ne produit pas 8 heures de travail effectif par jour.

Ainsi, il serait intéressant de pouvoir savoir sur quelle tâche ils passent leur temps au cours de la journée et de les aider à se réorganiser en conséquence pour améliorer leur productivité. Tout d’abord, procédez avec eux à un audit du temps. Demandez à chaque membre de votre équipe de vous lister l’ensemble des tâches sur lesquelles ils ont travaillé durant la semaine et d’estimer le temps passé sur chacune d’elle, puis effectuez un suivi de leur travail. Dans la plupart des cas, la différence entre les actions planifiées et celles réalisées est stupéfiante.


Cet exercice peut éveiller une certaine crainte de la part des employés qui, peuvent se sentir menacés quand on leur demande de suivre leur temps de travail. Soyez patient et pédagogue. Accompagnez les à mieux définir leurs priorités selon les différents objectifs à atteindre. Dotez-les également d’outils qui les aident à mieux planifier et mesurer leur temps de travail.


Chez By Filling, nous avons notre “timesheet interne” qui nous permet de planifier nos actions de la semaine et le temps à passer sur chaque action (en nous basant sur les temps standards identifiés par l’entreprise). A la fin de la semaine, vous pouvez comparer les temps de base estimés et le temps réel passé sur chaque action. Il existe plusieurs outils de timetracking disponible sur le web.

Téléchargez votre modele de feuille de route

3. Éliminez les distractions

Se concentrer est devenu chose compliquée de nos jours. Les distractions sont partout encore plus si vous êtes dans un open space. Pourtant il est primordial de rester focus et d’empêcher les distractions. Pour y arriver, nous partageons quelques astuces.

Le premier d’entre eux est de garder votre téléphone loin de vous. Une étude publiée par CareerBuilder nous apprend que 55% des employés affirment que leur téléphone est la cause la plus importante de distraction au travail. Les smartphones et toutes les applications qu’elles contiennent font ainsi énormément perdre en productivité, la même étude nous révélant que 82% des personnes ayant un smartphone gardent leur contact visuel pendant qu’ils travaillent.


Autre grande source de distractions, les mails. En vérifiant constamment votre boite mail, vous vous écartez bien trop facilement de vos objectifs pour vous retrouver à gérer des urgences. Cela commence par un seul e-mail et, avant même de vous en rendre compte, votre journée de travail ne dure que quelques heures et vous n’avez toujours pas entamé votre tâche principale. Définissez des plages horaires dédiées au traitement de vos mails.

4. Prenez des pauses fréquentes lorsque vous travaillez

Être productif ne signifie pas avoir collé à son poste de travail. Il est nécessaire de faire des breaks pour vous régénérer, changer d’air et revenir plus frais. Le blog psychology today nous partage 5 raisons pour lesquelles les pauses sont recommandées. Une étude suggère que vous devriez travailler 52 minutes et 17 minutes de repos. Vous n’avez peut-être pas le luxe de le faire. Mais vous devriez prendre des pauses fréquentes.

Si vous êtes un entrepreneur travaillant pour vous-même, c'est crucial. Il est facile de courir de gauche à droite sans même le savoir. Cependant, vous devez vous octroyer des moments de repos.

Téléchargez votre modele de feuille de route

La gestion du temps vous permet d’atteindre vos objectifs, de réduire le stress et de libérer plus de temps dans votre vie quotidienne. Assurez-vous de commencer chaque journée avec une idée précise de ce que vous devez faire. Par exemple, la nuit précédente, vous pouvez rédiger une liste de tâches à faire pour le lendemain. Accomplissez vos tâches les plus importantes de la journée le matin de préférence.

Tags Marketing Stratégie

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