Poser l’ordinateur sur le lit, travailler en pyjama, travailler à la cuisine ou sur le canapé du salon des expériences que certains d’entre vous ont sans doute vécu avec le télétravail. En effet, nous sommes tous confrontés à ces "nouvelles libertés" dans la façon de travailler à la maison. Cependant, ces “libertés” apportent avec elles leur lot de distractions ayant ainsi un impact sur la concentration et ainsi la productivité. Comment rester focus quand on est en télétravail? Dans cet article nous vous partageons quelques astuces.

1. Créez vous un espace de travail

Le premier conseil que nous vous partageons dans cet article, c’est de choisir un espace dans la maison qui fera office de bureau à domicile. Cela n'empêchera pas que vous puissiez vous déplacer (pour ceux dont la créativité est bloquée lorsqu'ils travaillent dans un seul et même espace), mais il s'agit là de regrouper vos différents outils de travail (ordinateurs, cahiers, post it, calculatrice, etc) en un seul endroit.

La création d'un espace de travail efficace vous permet de mieux préparer votre cerveau à rester focus grâce à un environnement de travail qui est similaire à celui de votre bureau traditionnel.

Aménagez votre espace de travail de sorte à être le plus à l’aise possible (une chaise confortable, une table  pour poser votre ordinateur et autres outils, etc) mais aussi de sorte  ce que vous soyez le plus loin possible des distractions, celles pouvant être humaine (i.e votre compagnon qui travaille également à domicile) ou technologiques (i.e les réseaux sociaux ou les sites d’informations pour ceux qui veulent être informés en temps réel des avancées de la covid-19).

2. Assurez que vous (et vos collègues) avez accès à l'information et aux tâches à faire

Comment savez-vous quelles sont les priorités de la semaine? du mois? Il existe plusieurs méthodes pour gérer les projets en interne comme en externe et chaque entreprise selon son process. Quel que l’outil utilisé, (outil de gestion de projet, feuilles de calcul, outil dans le cloud, e-mail ou papier), vous devez vous assurez que tout le monde sait quelles sont les tâches qui lui sont affectées, quelles sont les attentes en termes de livrables finales et surtout que tout le monde a accès aux informations (documents et données importants peuvent devenir difficiles à suivre ou perdus lorsque les gens se déplacent entre les systèmes).

Vous voulez être sûr que votre équipe sait exactement où trouver ce dont elle a besoin. Qu'il s'agisse d'un devis, d'une date d'échéance, d'une proposition ou de tout autre détail lié à l'emploi - les employés ne devraient pas avoir à passer du temps à rechercher des informations.

Pour pallier à ces différentes interrogations, chez By Filling nous avons un document de suivi de projet que vous pouvez télécharger gratuitement ici. Grâce à ce document, vous pourrez (ainsi que votre équipe) savoir pour chaque projet :

• quelles sont les différentes tâches à effectuer;

• à qui elles ont été assignées;

• combien de temps devrait être alloué à chaque travail;

• quelles sont les dates de début et date de fin;

• quel est l’état d’avancement de chaque tâche.

Un système de gestion des tâches qui vous permet de gérer l'intégralité de votre projet en un seul endroit au même endroit. Vous pouvez même personnaliser votre fiche de suivi en mettant par exemple un onglet pour insérer le lien du livrable afin que celui-ci soit visible de tous.

3. Le combat contre les distractions

Quelles sont les distractions qui vous affectent le plus? Peut-être que vous vous retrouvez à faire des tâches ménagères ou que vous subissez des interruptions de la famille ou des amis. Battre ces distractions pourrait être aussi simple que de fermer la porte! 
La plupart des gens ne réalisent pas que vous travaillez à domicile à moins que vous ne le leur disiez. Expliquez à votre entourage que vous travaillez et que vous ne serez pas disponible tout le temps. Mais les distractions viennent aussi de nos habitudes. Que ce soit en étant sur les réseaux sociaux, en discutant sur WhatsApp, en jouant à Coin Master pendant les heures de travail ou tout simplement en naviguant entre les différents sites d'informations, voilà autant de distractions qui peuvent vous faire perdre le focus et la productivité et qui sont à combattre lorsque  vous êtes en télétravail.

4. Habillez-vous comme si vous alliez au travail 

Travailler en pyjama, sur le lit peut sembler idyllique, mais comme indiqué dans le premier point , il faut préparer son cerveau à être dans des conditions optimales de travail. Pour cela rien de mieux que de soigner son apparence comme si vous alliez au bureau. Il ne s’agit pas se mettre en tailleur ou en costume cravate au quotidien, cependant en vous habillant comme si vous alliez dans un bureau, vous serez plus inspiré et aurez certainement plus d’énergie.

5. Faites des pauses

Quel est votre ressenti depuis que vous êtes passé au télétravail? A cette question, la plupart de nos clients ont répondu nous travaillons encore plus que d’habitude. Travailler à domicile (surtout en période de ramadan pour les musulmans) équivaut souvent à ne pas prendre de pause. Nombreux sont ceux qui continuent à travailler jusqu'à tard dans la nuit (il fait 1h28 du matin et je suis encore en train de rédiger cet article :).

Travailler à toute heure du jour et de la nuit n'est pas chose saine. Nous devons nous éloigner de nos écrans et rafraîchir nos esprits afin de nous ressourcer mais aussi de garder cet équilibre vie de famille, vie professionnelle.

N'hésitez pas à vous octroyer des pauses régulières. Eloignez-vous de votre espace de travail et profitez de vos proches.